การบริหารงาห้องสมุดมหาวิทยาลัย

ระบบการบริหารงานของห้องสมุดมหาวิทยาลัย โดย ศิริพร ศรีเชลียง การบริหารงาน ในห้องสมุดมหาวิทยาลัย แต่ละแห่งจะไม่เหมือนกันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไข สถานภาพ และปัจจัยต่างๆ ของห้องสมุดมหาวิทยาลัย การบริหารงานของห้องสมุดมหาวิทยาลัยมีการนำทฤษฎีหลายทฤษฎีมาประยุกต์ใช้มาปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด และบรรลุเป้าหมายของหน่วยงาน ห้องสมุดมหาวิทยาลัย จะมีระบบบริหารงานออกเป็น 2 ระบบ (สายสุดา คชเสนี 2530 : 33-34) 1. ระบบบริหารแบบรวมอำนาจไว้ในศูนย์กลาง (Administrative Centralization) หอสมุดกลางเป็นศูนย์กลางในการจัดซื้อ การทำบัตรรายการ การจัดหมู่หนังสือ การดำเนินงานด้านเทคนิคต่างๆ ตลอดจนการเตรียมหนังสือออกให้ยืมให้แก่ห้องสมุดทุกแห่งของมหาวิทยาลัย ห้องสมุดเหล่านั้น จะมีหน้าที่เพียงให้บริการแก่ผู้ใช้ห้องสมุดเท่านั้น เช่น สำนักหอสมุดกลางมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ข้อดีของการบริหารงานแบบรวมอำนาจไว้ในศูนย์กลาง มีดังนี้ 1. ประหยัดงบประมาณในการจัดหาทรัพยากร และลดความ ซ้ำซ้อนในการจัดหา 2. ประหยัดบุคลากรเพราะไม่ต้องแบ่งคนไปทำงานในที่ต่าง ๆ ตามคณะ หรือห้องสมุดอื่นๆ 3.ลดความซ้ำซ้อนในการดำเนินการกับทรัพยากรสารสนเทศ 4.สะดวกในการควบคุม และการบริหารงาน 5.ช่วยให้ควบคุมทรัพยากรสารสนเทศที่หายาก หรือมีจำน้อยฉบับไม่ให้ถูกกำจัดสูญหายไปได้ เพราะมีเครื่องมือคือสหบัตรสำหรับใช้ควบคุม 6. การจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศจำนวนมากๆ จะทำให้ได้ลดราคาพิเศษ หรือมีอำนาจในการต่อรองมาก 7. การให้ศูนย์รวมดำเนินงานด้านเทคนิค จะทำให้หน่วยงานที่ทำหน้าที่บริการสารสนเทศเพียงอย่างเดียวมีเวลาให้บริการและสามารถให้บริการอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ข้อเสียของการบริหารงานแบบรวมอำนาจไว้ในศูนย์กลาง มีดังนี้ 1. ทำให้เกิดความล่าช้าในการตัดสินใจ เช่นห้องสมุดหลายแห่งที่อยู่ภายใต้สังกัดเดียวกัน แต่ละแห่งอาจตั้งอยู่ห่างไกลกัน อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการติดต่อสื่อสาร 2. ทำให้เกิดปัญหา ในเรื่องการจัดเตรียมทรัพยากรสารสนเทศไม่ทันให้บริการ 3. ทำให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับการไม่สามารถให้บริการให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้บริการ และไม่ทันต่อความต้องการของผู้ใช้บริการ 2. ระบบการบริหารงานแบบกระจายอำนาจ (Decentralization) สามารถจำแนกได้ 2 ลักษณะ ดังนี้ (นวนิตย์ อินทรามะ 2535 : 358) 2.1 ระบบการบริหารงานแบบกระจายอำนาจแบบประสาน (Co-ordinate decentralization) ได้แก่ ห้องสมุดมหาวิทยาลัยที่มีห้องสมุดหลายแห่งแต่ภายใต้สังกัดเดียวกัน มีอำนาจหน้าที่เป็นอิสระต่อกัน แต่มีข้อตกลงร่วมมือกันอย่างใกล้ชิดเพื่อส่งเสริมให้บริการต่างๆ มีประสิทธิภาพ การร่วมมืออาจได้แก่ ร่วมมือในการทำบัตรรายการ ด้านสหบัตร ด้านการจัดทำดรรชนี หรือการใช้ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกัน เช่น สถาบันวิทยบริการจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยที่มีทั้งห้องสมุดกลาง ห้องสมุดคณะ ซึ่งแต่ละคณะก็มีอำนาจหน้าที่ในการบริหารงานมีงบประมาณเป็นของตนเอง แต่ห้องสมุดต่างๆ เหล่านี้ ก็จะมีความร่วมมือกันในการให้บริการสารสนเทศ เป็นต้น 2.2 ระบบการบริหารงานแบบกระจายอำนาจเพียงบางส่วน (Partial decentralization) ได้แก่ ห้องสมุดมหาวิทยาลัยที่ขึ้นกับศูนย์กลาง หรือห้องสมุดกลาง แต่การบริหารงานในบางเรื่องอาจจะแยกกันบริหารแต่บางเรื่องอาจจะบริหารงานด้วยกัน ข้อดีของระบบการบริหารงานแบบกระจายอำนาจ มีดังนี้ 1.สามารถให้บริการตอบสนองต่อความต้องการ ของผู้ใช้บริการได้อย่างรวดเร็ว 2. ทำให้เกิดความรวดเร็วในการตัดสินใจ 3. ทำให้เกิดเอกภาพในการทำงาน 4. เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้บริการมากยิ่งขึ้น 5. การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศสามารถคัดเลือกได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้บริการ เพราะผู้คัดเลือกจะมีความชำนาญในสาขาวิชาเฉพาะนั้นและอยู่ใกล้ชิดกับผู้ใช้บริการ 6. การบริหารงานและการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ สามารถทำได้รวดเร็วไม่ต้องเสนอตามขั้นตอนสายการบังคับบัญชา 7. ผู้ใช้ในห้องสมุดแต่ละแห่ง จะมีความรู้สึกว่าเป็นเจ้าของห้องสมุดและให้ความร่วมมือกับห้องสมุด ข้อเสียของระบบการบริหารงานแบบกระจายอำนาจ มีดังนี้ 1. จำนวนบุคลากรจะต้องมีมากขึ้นโดยไม่จำเป็น 2. ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ 3. สิ้นเปลืองเวลา และแรงงานในการจัดเตรียมสารสนเทศเพื่อให้พร้อมที่จะใช้ จากรูปแบบการบริหารงานทั้งสองแบบ ได้แก่แบบกระจายอำนาจ และแบบรวมอำนาจเมื่อพิจารณาแล้วจะเห็นว่าทั้งสองแบบต่างมีข้อดีและข้อเสีย ดังนั้นในทางปฏิบัติจริงๆ ห้องสมุดมหาวิทยาลัยไม่จำเป็นที่จะต้องผูกขาด หรือกำหนดให้ห้องสมุดต้องยึดรูปแบบการบริหารงานเพียงรูปแบบเดียว แต่สามารถเลือกระบบการบริหารงานทั้งสองแบบมาประยุกต์ใช้ได้ ให้เหมาะกับสภาพและความจำเป็นของห้องสมุดแต่ละแห่ง เพราะห้องสมุดมหาวิทยาลัยแต่ละแห่งย่อมมีความพร้อม ศักยภาพและสถานภาพ หรือเงื่อนไขแตกต่างกัน เพราะฉะนั้นการบริหารงานก็ควรที่จะเลือกรูปแบบและผสมผสานให้เหมาะสม เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการทำงาน แต่ในการเลือกรูปแบบควรคำนึงถึงปัจจัย ดังต่อไปนี้ 1. ลักษณะทางภูมิศาสตร์ เช่น ห้องสมุดแต่ละแห่งในสังกัดอยู่ห่างไกลกันมากไม่สามารถติดต่อกันได้สะดวก อาจเลือกแบบแบ่งตามสถานที่ตั้งเป็นต้น 2. งบประมาณ ถ้าห้องสมุดมีงบประมาณจำกัดควรใช้ระบบบริหารงานแบบศูนย์รวม แต่ถ้ามุ่งเน้นความสะดวกของผู้ใช้ และสถาบันมีงบประมาณเพียงพอ ก็ควรเลือกแบบกระจายอำนาจ 3. บุคลากรที่มีคุณวุฒิเหมาะสม และมีจำนวนเพียงพอแก่การตัดสินใจก็ควรจะเลือกแบบกระจายอำนาจ 4. เทคโนโลยีที่มีอยู่ หากมีจำกัดอาจเลือกบริหารงานแบบรวมอำนาจถ้ามีจำนวนมากเพียงพอ และมีประสิทธิภาพดี อาจเลือกการบริหารงานแบบกระจายอำนาจก็ได้ 5. วัตถุประสงค์และนโยบายของมหาวิทยาลัยจะเป็นตัวชี้ หรือเป็นเครื่องตัดสินใจว่าควรจะเลือกบริหารงานแบบใด เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานของมหาวิทยาลัย และตอบสนองต่อนโยบายของมหาวิทยาลัย ที่มา : ศิริพร ศรีเชลียง เอกสารประกอบการสอนวิชาห้องสมุดมหาวิทยาลัย พิมพ์ครั้งที่ 3. ปทุมธานี : สถาบันราชภัฎ เพชรบุรีวิทยาลงกรณ์, 2542.

โดย : นาง ศิริพร ศรีเชลียง, สถาบันราชภัฏเพชรบุรีวิทยาลงกรณ์, วันที่ 1 เมษายน 2545