สารสนเทศส่วนบุคคล ความจำเป็นของการใช้คอมพิวเตอร์

แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศในองค์กร แบ่งแยกระดับเป็นสามระดับ ตามสภาพการใช้งานภายในองค์กร ระดับแรกเป็นสารสนเทศส่วนบุคคล เป็นระดับที่บุคลากรทุกคนในองค์กรต้องเกี่ยวข้องกับการจัดการสารสนเทศของตนเอง ระดับที่สองคือสารสนเทศแบบกลุ่ม หรือที่เรียกว่า เวอร์กกรุฟ เป็นการใช้สารสนเทศเพื่อการทำงานรวมกันในหมู่คณะหนึ่ง และระดับที่สามคือสารสนเทศระดับองค์กร ซึ่งหมายถึงการนำองค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้
บุคลากรขององค์กรนับเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่ายิ่ง บุคลากรขององค์กรจึงเป็นสิ่งที่ทุก องค์กรให้ความสำคัญ มีการพัฒนาบุคลากรให้ก้าวหน้าและสามารถตอบสนองการทำงานขององค์กรที่มีการปรับเปลี่ยน และแข่งขันตลอดเวลา
เป้าหมายที่สำคัญสำหรับระบบสารสนเทศส่วนบุคคล ก็ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มคุณภาพของงาน สร้างบรรยากาศ สร้างความสะดวกสบาย รวดเร็ว และเอื้ออำนวยต่อสภาพการแข่งขันที่ต้องลดต้นทุนโดยรวมขององค์กร
เมื่อย้อนดูจากการพัฒนาระบบไมโครคอมพิวเตอร์หรือที่เรียกว่า พีซี พัฒนาการทำให้พีซีเป็นเครื่องที่มีขีดความสามารถขึ้น การใช้งานพีซีจึงเสมือนเป็นสิ่งที่ช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพส่วนบุคคลได้เป็นอย่างดี
พีซีจึงเป็นฮาร์ดแวร์ที่ตอบสนองระบบข่าวสารส่วนบุคคล บุคลากรสามารถใช้พีซีเพื่อเตรียมเอกสาร เตรียมข้อมูลข่าวสาร ช่วยเรียกค้น คำนวณ สร้างรายงานหรือช่วยงานในเรื่องที่ต้องทำซ้ำหลาย ๆ อย่างได้ดี พีซีจึงเป็นอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่สนับสนุนระบบสารสนเทศบุคคลได้อย่างดียิ่ง
พัฒนาการทางซอฟต์แวร์บนพีซีก็สนับสนุนให้เกิดการทำงานลักษระสารสนเทศส่วนบุคคล ซอฟต์แวร์บนพีซีเป็นการใช้งานง่าย เรียนรู้เร็ว ใช้ระบบเชื่อมต่อกับบุคคล และยังเชื่อมต่อในลักษณะที่เป็นอุปกรณ์สื่อสารได้เป็นอย่างดี
การใช้งานซอฟต์แวร์เหล่านี้จึงเป็นที่โปรแกรมสำเร็จรูป ระบบสารสนเทศส่วนบุคคลจึงมีซอฟต์แวร์สนับสนุนในระดับให้ผู้ใช้เรียกใช้ในลักษณะเป็นโปรแกรมสำเร็จรูป โปรแกรมเหล่านี้จึงเป็นที่นิยมและใช้งานกันมาก ซึ่งได้แก่ เวิร์ดโปรเซสเซอร์ ระบบ DTP - Desk Top Publishing โปรแกรมตารางคำนวณหรือสเปรดชีต โปรแกรมแสดงผลกราฟิกส์ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลส่วนบุคคลและโปรแกรมสื่อสาร
ในยุคสมัยปัจจุบันระบบสื่อสารข้อมูลข่าวสารได้พัฒนาไปมาก ความจำเป็นของการส่ง ข่าวสารระหว่างบุคคลในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันมีมากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อมีอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตภายในองค์กร การใช้งานคอมพิวเตอร์เพื่อการสื่อสารก็มีมากขึ้น
ระบบสารสนเทศส่วนบุคคลจึงรวมไปถึงการใช้งานทางด้านการรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การเรียกค้นข้อมูลข่าวสาร การทำงานบนเครือข่าย การโอนย้ายข้อมูลระหว่างกัน ตลอดจนการพูดคุยหรือโต้ตอบกันผ่านทางเครือข่าย
ยิ่งเทคโนโลยีในปัจจุบันพัฒนาไปมาก การใช้งานคอมพิวเตอร์เพื่อประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพยังทำได้อีกมากมาย เช่น การใช้คอมพิวเตอร์เป็นที่เก็บบันทึกงานส่วนตัว ใช้เป็น Personal organizor ใช้สำหรับการลงนัดหมาย การบันทึกรายงานต่าง ๆ ขนาดของคอมพิวเตอร์มีขนาดเล็กลง จึงทำให้พกพาไปใช้งานที่ต่าง ๆ ได้สะดวก
แนวโน้มการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ใช้กับคอมพิวเตอร์ส่วนตัวยังก้าวหน้าต่อไป หากพิจารณาจากระบบปฏิบัติการ ซึ่งส่วนใหญ่ใช้กันแบบวินโดว์ ผู้ใช้ใช้งานได้ง่าย ลดระยะเวลาการเรียนรู้ โปรแกรมประยุกต์จำพวกเวิร์ดโปรเซสเซอร์พัฒนาจนสามารถจัดการเอกสารได้อย่างยอดเยี่ยม สามารถใส่รูปภาพ และจัดการเอกสารได้จนเสมือนพิมพ์ออกมาจากโรงพิมพ์
เนื่องจากงานส่วนบุคคลเกี่ยวข้องกับเครือข่ายในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร โปรแกรมออฟฟิส 97 ซึ่งเป็นโปรแกรมยอดนิยมโปรแกรมหนึ่งจึงได้รวมเอาขีดความสามารถในเชิงการสื่อสารรวมไว้ ผู้ใช้สามารถใช้เชื่อมโยงเข้าสู่อินเทอร์เน็ต การเขียนเอกสารสามารถบันทึกให้เป็นแฟ้มแบบเว็บ และนำมาแสดงผลบนอินเทอร์เน็ตได้ทันที
แนวโน้มการใช้งานส่วนตัวจึงนำเอาการประยุกต์เฉพาะในเรื่องข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ทั้งทางด้านการจัดการเอกสาร การคำนวณ การแสดงผล และการสื่อสารข้อมูลร่วมกัน ด้วยเหตุนี้เองในระบบการทำงานสมัยใหม่ของแต่ละองค์กรจึงวางโครงสร้างพื้นฐานที่จะให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ โดยให้แต่ละคนจัดการข้อมูลข่าวสารของตนเองในระบบ แล้วเชื่อมโยงเข้าสู่เครือข่ายคอมพิวเตอร์
เทคโนโลยีจึงสนับสนุนการทำงานส่วนบุคคลในลักษณะ any one any where และ any time หมายถึงทุกคนเข้ามาเกี่ยวข้องกับระบบในฐานะผู้ใช้คอมพิวเตอร์ และใช้ได้ทุกคนเพราะระบบง่ายต่อการเรียนรู้ การใช้งานก็ใช้จากที่ใดก็ได้ เพราะการนำพีซีเชื่อมต่อกับเครือข่ายโดยเฉพาะอินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต ทำให้ทำงานจากที่ห่างไกลได้ และยังทำงานเมื่อใดก็ได้เช่นกัน
แนวทางของซอฟต์แวร์ประยุกต์สมัยใหม่โดยเฉพาะโปรแกรมรุ่นใหม่ จึงต้องมีสิ่งที่สนับสนุนการทำงานส่วนบุคคล แม้แต่โปรแกรมประเภทเว็บบราวเซอร์ที่เรียกดูข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต ก็ยังมีระบบเสริมต่อให้มีการใช้งานเฉพาะในองค์กรได้อีกมาก
ดังนั้นบุคลากรสมัยใหม่จึงจำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ให้ได้

เขียนโดย : รศ.ยืน ภู่วรวรรณ
Last update : 04/03/1999